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Allgemeines: In isidocs gibt es als Zusatzmodul einen Bereich, der sich "Büro" nennt, zu finden in der Menüleiste links. Im Büro können Sie ein Projekt von der Kalkulation über das Angebot bis zu Rechnung und Nachverfolgung bearbeiten. Zentraler Punkt für Projekte ist das "Büro" - Fenster. In diesem Fenster gibt es Listen für die Projekte und für die Rechnungen. Ebenfalls von hier aus ist der Zugriff auf die Artikel möglich. Im Folgenden erklären wir die drei Bereiche ausführlich.
Artikel: Artikel in isidocs sind die Bausteine für Kalkulationen, Angebote und Rechnungen. Artikel können klassisch ein Artikel sein, Artikel können aber auch komplette Stücklisten sein. Artikel erklären wir hier.
Projekte: Der Grundsatz von isidocs ist es, für den Benutzer so einfach wie es geht zu sein. Unser Büromodul verfolgt genau diesen Ansatz. Ein Projekt kann man sich vorstellen wie das riesengroße Blatt, auf dem alles zusammengetragen wird, was zu einem Projekt ("Auftrag") gehört. Stellen Sie sich vor, sie bekommen einen Auftrag, ein Haus zu bauen, eine Webseite zu gestalten oder einen Computer zu liefern. Dazu legen Sie ein Projekt an, tragen die Kundendaten, Auftragsnummern, etc. ein. Aus der Preisliste ziehen Sie alle benötigten Artikel/Bestandteile in die Artikelliste. Das können einfache Artikel sein ("Webseitenprogrammierung pro Stunde") oder das kann auch ein Artikel sein wie "Badewanne einbauen", der alle für den Einbau nötigen Teile, Stunden und Aushilfen enthält. "Badewanne einbauen" ist in unserem Beispiel eine Stückliste, und diese Stückliste ist lebendig. Wenn Sie so einen Artikel in die Artikelliste des Projekte gezogen haben, dann tauchen alle Bestandteile in der Unterliste auf, und hier können Sie dann den Badewanneneinbau anpassen: Statt einem Wasserhahn können Sie zwei nehmen, isidocs rechnet das alles neu aus.
Bleiben wir mal im Beispiel des Hausbaues: Während der PLanung geben sie alle nötigen Artikel in isidocs ein. Wenn Sie dann alles komplett haben schreiben Sie dem Kunden ein Angebot. Der Kunde hätte gern noch einen dritten Wasserhahn für das angebotene Bad. Sie ergänzen das in der Liste, erzeugen ein neues Angebot. Wird der Auftrag erteilt, markieren Sie die angebotenen Artikel als beauftragt.
Während der Bauphase prüfen Sie nach, ob Sie mit den angebotenen Artikeln auskommen, oder ob mehr Dinge oder Stunden nötig werden. Nehmen wir an, Sie haben für eine Arbeit 20 Stunden angeboten, stellen aber fest, dass Sie dafür 30 brauchen. Dann ergänzen Sie in isidocs diese 10 Stunden. Für diese 10 Stunden können Sie jetzt ein eigenes Angebot schreiben oder alle Artikel mit den dazu gekommenen 10 Stunden noch einmal anbieten. Ist der Kunde einverstanden, markieren Sie die 10 Stunden auch als beauftragt.
Haben Sie z.B. den Badausbau abgeschlossen, dann markieren Sie alle zugehörigen Einträge dazu in isidocs und erzeugen eine Rechnung. isidocs legt diese Rechnung korrekt mit Auftragsnummer, Rechnungsnummer, etc. an und speichert sie gleich im gewünschten Ordner und auf Wunsch auch in der mit diesem Projekt verkoppelten Mappe. Die berechneten Artikel werden markiert, sie sehen also in Ihrer Arbeitsliste in isidocs, welche Artikel sie frisch eingetragen haben, welche beauftragt, aber noch nicht berechnet sind und welche bereits berechnet sind.
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